LA SELECCIÓN DOCUMENTAL

Esta consiste en realizar una depuración de los documentos buscando conservar los documentos originales en su mayoría y la conservación de copias cuando los primeros no se encuentren. Cuando se encuentra un original con copia al carbón, está última debe eliminarse y en caso de copias al carbón y fotocopia, se elimina la fotocopia y se deja la de carbón.

Se debe verificar que el material transferido corresponda a Archivo y no a tipos documentales de biblioteca u otros, en cuyo caso corresponde devolverlos a donde corresponda.

      Se busca clasificar los documentos según su ciclo vital en gestión, central e histórico.

      Con respecto a los documentos que pertenecen a la etapa de archivo histórico, deberá consignarse en el inventario y remitirse al Archivo Nacional, previa aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación y respectiva programación por parte de ellos.

      En el caso de que se eliminen expedientes completos por ser fotocopia, se levantará un acta indicando que fue lo que se eliminó, asimismo se informará al jefe del respectivo departamento que envío la documentación, cual documentación llegó físicamente al Archivo y cual documentación será eliminada o devuelta al departamento por no ser material de Archivo o no cumplir con los plazos establecidos.