REMISIÓN DE DOCUMENTOS

Transferencia de los documentos que ya no son de uso cotidiano en los archivos de gestión, pero que por su importancia deben conservarse para ser facilitados cuando así se requiera. Este proceso permite además que las oficinas dispongan de un mayor espacio físico para custodiar la documentación que se produce constantemente y que es de uso inmediato.

 

Responsabilidades :

 

El técnico deberá confrontar el material recibido, con las listas y dar un recibido conforme provisional a la entidad productora. El recibido definitivo se hará por medio de los inventarios, de los cuáles se les hará llegar una copia definitiva, de los fondos que quedarán en custodia y administración en la sección.

 

Descripción del Procedimiento :

 

Este documento se mantiene como una constancia de los documentos que han sido transferidos al siguiente nivel de archivo, puede ser el Archivo de Gestión al Archivo Central, o del Archivo Central al Archivo Histórico.

 

 

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL

Esta consiste en realizar una depuración de los documentos buscando conservar los documentos originales en su mayoría y la conservación de copias cuando los primeros no se encuentren. Cuando se encuentra un original con copia al carbón, está última debe eliminarse y en caso de copias al carbón y fotocopia, se elimina la fotocopia y se deja la de carbón.

Se debe verificar que el material transferido corresponda a Archivo y no a tipos documentales de biblioteca u otros, en cuyo caso corresponde devolverlos a donde corresponda.

      Se busca clasificar los documentos según su ciclo vital en gestión, central e histórico.

      Con respecto a los documentos que pertenecen a la etapa de archivo histórico, deberá consignarse en el inventario y remitirse al Archivo Nacional, previa aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación y respectiva programación por parte de ellos.

      En el caso de que se eliminen expedientes completos por ser fotocopia, se levantará un acta indicando que fue lo que se eliminó, asimismo se informará al jefe del respectivo departamento que envío la documentación, cual documentación llegó físicamente al Archivo y cual documentación será eliminada o devuelta al departamento por no ser material de Archivo o no cumplir con los plazos establecidos.

PROCESOS O FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS.

Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:

 

1.- Remisión de documentos                  

2.- Limpieza de documentos

3.- Selección documental

4.- Organización documental

4.1 Clasificación documental.

4.2-Ordenamiento documental              

4.3-Numeración o signatura.

5-   Descripción documental

6 - Conservación

7.- Archivo documental

8.-  Administración de documentos.

           9-  Digitación de instrumentos descriptivos.

          10- Expurgo y eliminación de documentos