REMISIÓN DE DOCUMENTOS

Transferencia de los documentos que ya no son de uso cotidiano en los archivos de gestión, pero que por su importancia deben conservarse para ser facilitados cuando así se requiera. Este proceso permite además que las oficinas dispongan de un mayor espacio físico para custodiar la documentación que se produce constantemente y que es de uso inmediato.

 

Responsabilidades :

 

El técnico deberá confrontar el material recibido, con las listas y dar un recibido conforme provisional a la entidad productora. El recibido definitivo se hará por medio de los inventarios, de los cuáles se les hará llegar una copia definitiva, de los fondos que quedarán en custodia y administración en la sección.

 

Descripción del Procedimiento :

 

Este documento se mantiene como una constancia de los documentos que han sido transferidos al siguiente nivel de archivo, puede ser el Archivo de Gestión al Archivo Central, o del Archivo Central al Archivo Histórico.